大学職員は手帳をどう使っているか - How the administrative staff uses notebook.

お題「手帳」

はてなブログのお題に手帳があったので、書いて見ようと思います。

折角なので、僕が、大学職員として手帳をどう使っているのかを綴ってみます。

一応断っておきますが、僕が、であって、一般的な大学職員のことではたぶんありません。

手帳とは

まず、手帳ってなんなんでしょう。

ちょっと脇道にそれますが、大学職員になってから、なんだか言葉や物事の定義をよく考えるようになりました。 学生に物事を正確に伝えるためには、その物事を正確に理解し、正確な表現を使うことに注意を払います。

以前の記事でも書きましたが、大学生というイキモノはとてもextremeな思考、発想をします。 こちらが思っていない解釈をしたりします。

そういう時に、きちんと言葉の意味を説明してあげたりする必要があるのです。

話は戻って、手帳とは。

はてなダイアリーによると、 d.hatena.ne.jp

wikipediaによると、

手帳（てちょう）は手帖とも表記され、手の中に納まるような小さな記録本のこと。現代では、主な用途としては、予定管理や行動の記録、メモなどに使用される。また、身分関係記録、身分証明書を兼ねるものもある。 手帳 - Wikipedia

手帳というと、結構スケジュール帳のイメージがありますが、そんなことは無いよう。 これなら、僕の使い方も安心して書けます（笑）

僕の手帳の使い方

僕は、仕事でノートを3冊に分けて使っています。 1つは、スケジュール帳。
1つは、なんでもメモ。 1つは、ToDoリスト。

スケジュール帳は、

これの2017年版。

なんでもメモとToDoノートは、

コクヨ ノート ソフトリング 80枚 A5 ドット罫 ス-SV338BT-D

あとで出てきますが、このソフトリングは優れもの。

なんでもメモは、会議でもちょっとした打ち合わせでも電話のやりとりでも、思いついたことを書くネタ帳としても、その名のとおりなんでもメモです。 贅沢なようですが、1つのトピックで必ずページを分けるようにしています。

ToDoメモも、そのままToDoを書き連ねていくもの。各ページ縦半分で折り目を付けて使っています。

そして、スケジュール帳は、最初は一生懸命スケジュール帳の月間ページに予定を書き込んでいたのですが、学内のスケジュールシステムとGoogleカレンダーを同期させてからは諦めました。 では、今は使っていないかというとそんなことはありません。

このスケジュール帳は、月間ページとは別に見開き2週間のページがあります。 ToDoリストの中から、「いつ何をやる」というのを週間ページに書き写していきます。

こうすることで、自分の業務の予定、見通しを立てられます。 また、先生によっては専任兼任に関わらず、「毎週◯曜日にしかいない、こない」という先生と打ち合わせをしたいときに、この日に必ずやる！！というリマインダーにもなります。

また、あえてToDoリストのノートを独立させたのは、ToDoリストを自分の業務記録やライフログ（ワークログ？）みたいな使い方ができるかなーと思ってのことです。

で、この3冊のノートをキングジムのレザフェスというノートカバーに突っ込んで使っています。

カバーノート

カバーノート、もしくはノートカバーというものをご存知でしょうか。

意味はそのまま、ノートにつけるカバーです（笑）

有名なところでは、
・コクヨ　カバーノート システミック

コクヨ カバーノート システミック リングノート対応 黒 A5 B罫 50枚 ノ-685B-D

・キングジム レザフェスノートカバー

キングジム レザフェスノートカバー A5S 黒 1991LFクロ

なんかがあります。

これらのいいところは、ただノートを保護できるだけではなく、ノートを複数冊入れられる、そのほか名刺やカードや付箋など、こまごまとしたものを収納できる、ということです。

僕は、最初システミックを使っていましたが、3年くらいつかって汚れと劣化がでてきてしまったので、試しにレザフェスを使ってみることにしました。

システミックのいいところは、三つ折り設計になっていて右側に設置したノートが使いやすいこと

レザフェスのいいところは、素材がレザー調のビニールなので汚れに強いこと。

どちらも甲乙つけがたいですが、僕としてはシステミックの方がすこーしだけ好みな印象です。

この2つは両方とも2冊収納なのですが、これに僕は無理やり3冊のノートを入れています。

左側に、スケジュール。

右側に、ToDoリスト。

右側のToDoリストのオモテ表紙に組み合わせるような形で、メモ。

この状態で、その辺でうっている手帳を留めるやつをつけて、ペンを挟むのとバッグの中で開いてしまいノートがくしゃくしゃになるようなことを防いでいます。

メモは常に新しいページが一番上にくるようにしているので、開けばすぐに書き込める状態です。

メモは、使うページよってリング部分が右にきたり左にきたりするのですが、ソフトリングだとどっちにリングがあっても書くときに邪魔になりません。

これが僕の、"手帳"です。

こんな感じの設計思想で、どこかが3冊管理できる（3冊を独立してひらくのではない）ノートカバーがリリースされるといいなぁと思っています。

が、こんな変な使い方をするのはもしかすると僕だけなのかもしれません。

大学職員の"ノート"

僕は教務、学生系の部署にいるので、教員、職員はもちろん、学生とも話をする機会がたくさんあります。

学生とは、窓口で悩みや相談を聞いたりすることもあれば、面談することもあります。

そうしたとき、やっぱりノートPCでメモをとるより、ノートに手書きでメモをとりながら話を聞いた方が温かみがある対応ができる気がします。

僕は内容によってノートは分けておらず、ノートの内容を必要に応じて報告書としてまとめ、ファイリングもしくはフォルダ分けしているので、あらゆるメモが一冊にまとまっているのが好きです。

しかし、これはこれでリスク管理の観点からはちょっと危険な側面があります。いろんなメモがあり、その中にはもちろん個人情報に関することも含まれてきます。

大学職員に成りたてのころ、"先生と学生の学籍異動についての打合せをした後、そのまま授業対応のために教室によってそこにノートを忘れてきてしまう"ということをやってしまったことがあります。

結構きわどい内容が書かれていたノートだったので、もしこのノートが学生に読まれていたら・・・、と戦慄したことを覚えています。 （そのときは先生が優しく届けてくださいましたの事なきを得ました）

ちなみに、そのときはなんの変哲もない大学ノートを使っていました。だから忘れていいということはまったくないし、大学ノートにはなんの罪もありません。

また、僕は変なところでこだわる性格なので、「このノートは学生用」「このノートはカリキュラム用」などとノートの役割を分けて作ってしまうと、決めた内容以外はそこに書きたくなく（書けなく）なってしまったりします。

そんななので、ノートは中身で分けず、また、ノート自体に存在感（見た目的にも、厚さ的にも、お気に入り度的にも）を持たせることで肌身離さず持っていることを習慣化したわけです。

こうやって書いてみると、別に"大学職員だから特別なノートの使い方をしている"ということはないですね（笑）


大学職員として従事している皆さんは、どんなノートの使い方をしているのでしょう。

なにか大学職員ならではの使い方などあれば、是非教えて頂きたいと思います。